El Portal Notarial del Ciudadano.

Digitalizando la función notarial.

 

Introducción.

En esta entrada pretendo ofrecerles unas notas acerca de la función notarial y su digitalización, como extracto de la exposición que he realizado en la I edición de la Spain Legal Expo, cuya primera sesión tuvo lugar en Madrid el día 15 de junio de 2022.

 

El fenómeno de la digitaliación lleva en marcha desde hace más de veinte años, y es una opción cada vez más demandada por los ciudadanos, sobre todo las generaciones jóvenes, en una sociedad tan dinámica y también desmaterializada, como la que vivimos. Una sociedad que ahora precisa tener disponibles los servicios notariales en línea y con plena seguridad jurídica.

El Notariado lleva usando los dispositivos de creación de firma electrónica desde comienzos del siglo XXI para la comunicación segura con otros Notarios, Registros, Tribunales de Justicia y Administraciones Públicas. 

El Notariado moderno sigue teniendo abiertas las puertas de sus despachos; pero quedaba abrir su sede electrónica a la sociedad. De esta manera, después de sufrir las dolorosas consecuencias de la pandemia en el año 2020, el año 2021 ya tocaba abrir a la sociedad la sede electrónica notarial, el denominado Portal Notarial del Ciudadano. Y así se hizo.

 

 

Para ser más ameno voy a estructurar el artículo en dos partes:

La primera parte está enfocada a explicar y conocer la función notarial y la figura del operador jurídico que la ejerce, el Notario; para ello explicaremos su objetivo, que es la seguridad jurídica preventiva; y, así mismo, intentaremos resumir de la manera más sencilla posible el modo en que dicha función notarial alcanza esa finalidad de seguridad, mediante el cumplimiento -por el Notario- de una serie de principios de actuación.

 

La segunda parte está centrada en la herramienta llamada Portal Notarial del Ciudadano; con la Sede Electrónica Notarial estamos tocando hoy -ahora- un futuro que ya es presente para un sector muy importante de la sociedad; por tanto, como en cualquier comienzo, queremos y vamos a hablar de nuestra Sede Electrónica con una mezcla de orgullo legítimo, pero sabiendo que aún quedan metas que alcanzar. 

 

Es decir, el Notariado está satisfecho de poder ofrecer, hoy, determinados servicios en línea a la sociedad, y ser uno de los primeros operadores jurídicos que abre sus puertas de semejante manera a la ciudadanía; pero, al mismo tiempo que ofrece una herramienta eficaz, sigue en un esfuerzo continuo de mejora, en una actualización continua de las herramientas digitales y en la producción de otras, siempre al servicio de la sociedad de la que nace y a la que va. 

 Esta sociedad no se detiene y su digitalización -igualmente- es un proceso que tampoco se puede detener; de esta forma, por estar de manera permanente en fase de desarrollo, merece y tiene la comprensión de aquellos usuarios más exigentes; porque siempre quedará algún aspecto de nuestros aplicativos que admite margen de optimización. 

  

La función notarial hacia la seguridad jurídica preventiva.

Así, entramos en materia; y lo primero que tenemos que ver es en qué consiste o a qué está enfocado el ministerio notarial; o, dicho desde el punto de vista de cualquier operador jurídico o usuario de los servicios notariales: qué puedo obtener del Notario, qué hace y, concretamente, qué puede hacer el Notario por mí.

La función notarial está orientada a la consecución de la seguridad jurídica preventiva, principio consagrado en el art. 9 de la Constitución española de 1.978 y que entendemos como una concreta clase de certeza o control que se adquiere o se deriva de la legalidad de los actos o negocios que realizamos en el ámbito extrajudicial. Así, la función o el servicio notarial está enfocado en evitar el litigio,

 

Dice el artículo 1 de la Ley del Notariado que “El Notario es el funcionario público autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y demás actos extrajudiciales”; de esta manera, podemos decir que el Notario desempeña una función de dación de fe por delegación del Estado y es a la vez funcionario público y profesional del derecho. El Notario, por tanto, es el principal actor y artífice de la seguridad jurídica en el ámbito extrajudicial. 

 

Principios de la función notarial.

El desempeño de la función notarial permite observar ciertas líneas o principios que la definen, que resumimos de la mano del maestro de Notarios don Antonio Rodríguez Adrados; estos principios son:  

Su carácter rogado; 

El fin de veracidad formal y material; 

La necesaria inmediación, presencia o intervención del Notario, para conseguirla; hoy en día, gracias a la tecnología, la inmediación no tiene por qué ser necesariamente física en todas las ocasiones, y ya se habla de una presencia virtual o remota, por medio del uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

La legalidad del acto o negocio documentado; 

La profesionalidad; 

La libre elección de fedatario; 

Su ejercicio imparcial.  

La dación de fe o asunción de la autoría del documento.

Para exponer mejor el trabajo y la aportación a la sociedad que realiza el Notario, vamos a continuación a ahondar un poco más en el desarrollo de los principios que acabamos de enunciar.

 

Principio de rogación.

Uno de los principios históricos de la función notarial es el de su carácter rogado; esto significa que el fedatario no puede actuar de oficio; sólo interviene -en los negocios o actos que documenta- a instancia de parte; de este modo -hecha la rogación- el Notario debe actuar obligatoriamente, y el requirente cumplir las cargas correspondientes o desistir del requerimiento. No puede el fedatario público denegar su función excepto después de que un correcto análisis jurídico detecte la inadecuación a derecho de las pretensiones del requirente.

 Así se realiza el fin público del notariado, que consiste en que las relaciones jurídico privadas se desenvuelvan en libertad y justicia, se reduzcan sus asimetrías y su litigiosidad, y aumente su seguridad jurídica y su eficacia.

 

Principio de veracidad.

La veracidad es la adaptación del documento que elabora el Notario al negocio o asunto documentado; pero esa adaptación no puede quedarse, tan solo, en una veracidad formal; es decir, la veracidad de la que hablamos no va a consistir meramente en que el documento exprese fielmente lo que las partes cuentan al Notario: no por ello un documento notarial es veraz, ni mucho menos.

La veracidad de la que hablamos es también veracidad de fondo, de manera que el documento expresa un negocio ajustado a la verdadera voluntad de las partes. Y precisamente por esta exigencia de veracidad formal y de fondo, el Notario tiene la obligación de indagar, depurar y ajustar a Derecho la VERDADERA VOLUNTAD de las partes, si es posible; y si no es posible, denegar su ministerio. 

 

Principio de inmediación.

La inmediación del Notario es un principio instrumental de los otros principios de veracidad y legalidad pues a través de la inmediación es como el Notario puede conocer el negocio que va a autorizar, y ejercer su ministerio para asegurar la realidad y la legalidad del mismo. 

Esto es trascendental para la eficacia y utilidad jurídica y social del documento pues permite dotar de efectos privilegiados a éste, como por ejemplo la legitimación (por su veracidad e integridad), la ejecutividad, e incluso la inscribibilidad. 

Actualmente, el estado de la técnica ya permite tanto la comparecencia física como la virtual, con la ya denominada presencia remota, dotada de las salvaguardias oportunas para ofrecer plenas garantías de seguridad jurídica. 

 

Principio de legalidad.

El principio de legalidad es la manifestación notarial del principio constitucional de legalidad que la Constitución española de 1978 garantiza. Y es que no se trata solamente de que el Notario confeccione documentos verdaderos; o dicho al revés, que el Notario no confeccione documentos falsos: se trata también que el Notario confeccione documentos legales, no prohibidos; es decir, el Notario desempeña una labor de doble ajuste: del documento a la voluntad de las partes y, además, de dicha voluntad al ordenamiento jurídico.

 

Principio de profesionalidad.

Aunque prevalezca el carácter público en la función notarial, al ejercer por delegación del Estado la facultad de dación de fe, el Notario es a la vez Profesional del Derecho. Esta profesionalidad se denota en tres aspectos fundamentales de su ejercicio:

1º.- Presta una obra intelectual de la que es autor técnico y jerárquico respecto al usuario del servicio (el documento público).

2º.- La organización de su despacho es propia y 

3º.- Presta funciones gratuitas de asesoramiento de los concretos negocios que autoriza: por medio del asesoramiento indaga la voluntad, orienta y asesora en su adecuación a Derecho y ayuda a la formación de esa voluntad, para hacer efectivos los intereses privados de los requirentes. 

 

Principio de libre elección de Notario.

El principio de Libre Elección es clave para que el sistema notarial sea más eficiente. Y es que la Libre Elección propicia que el funcionario público que es el Notario desempeñe mejor su asesoramiento en régimen de libre concurrencia. 

La Sede Electrónica Notarial es el canal seguro que permite la elección del fedatario que, con el carácter de función pública, levante el acta de información precontractual o de transparencia material a que se refiere la Ley de Contratos de Crédito Inmobiliario. Nos estamos refiriendo aquí, precisamente, al PORTAL NOTARIAL DEL CIUDADANO, en el marco de los préstamos hipotecarios afectados por la mencionada Ley de Contratos de Crédito Inmobiliario, para la consecución efectiva del principio de transparencia material, de modo que los consumidores conozcan de manera real el alcance de las obligaciones que adquieren al suscribir un préstamo hipotecario de los sujetos a la dicha ley. 

 Los consumidores se registran en nuestro portal, y así pueden seleccionar cómodamente el fedatario público que les asista de manera completamente gratuita y personalizada en el cumplimiento de su obligación legal de informarse sobre las condiciones y características de su préstamo hipotecario.

 

Principio de imparcialidad.

El principio de imparcialidad tiene un ámbito preciso, el deber de asistencia, asesoramiento y consejo notarial propio de su función equilibradora.  Esta imparcialidad es necesaria para ejercer la función pública, pues el Notario que interviene asiste a la vez a todos los otorgantes del instrumento. Esto quiere decir que encuentra intereses contrapuestos, y partes fuertes y débiles. En medio de ellas, para ejercer su ministerio, el Notario debe indagar la voluntad común y ajustarla a Derecho.  

Es decir, en su trabajo de ayuda a formar la voluntad común de los otorgantes, el Notario colabora en la composición de intereses. Y solamente con imparcialidad podrá el Notario obtener la confianza y auctoritas necesarias para el desempeño de su función. 

 

Principio de dación de fe. 

El Principio de dación de Fe es el primero en orden conceptual y resumen de todos los anteriores principios. Supone la declaración de voluntad del Notario por la cual asume la autoría del documento. Nuestro sistema, el sistema notarial, se basa en el documento. Es un sistema documental.

 

El documento.

La voz “documento” procede del latín “documentum”, que a su vez procede del verbo “doceo”, que significa enseñar; el documentum latino es una lección, algo que se enseña y se aprende. El documento formaliza la relación jurídica, el acto o el negocio. Cristaliza de manera veraz e íntegra una situación jurídica. 

El brocardo jurídico FORMA DAT ESSE REI resume esta idea de manera magistral: la FORMA es lo que da el SER a la COSA; porque, mientras que no se dibuje el contorno o forma de una figura, ésta no existirá. Solo tendremos un círculo cuando tracemos el redondel; antes puede ser un círculo, un óvalo o una línea elíptica; pero una vez trazado el círculo, tendremos un círculo. 

Nuestro derecho civil tiene por base un principio espiritualista y consensual, pero tiene un poderoso aliado, que es la forma. Y así, no hay duda ninguna de que es la forma la que puede ayudar mejor a dar certeza. La forma consigue la seguridad jurídica que reduce o elimina potenciales litigios.

De ese modo el documento sirve para la constancia y prueba del acto, negocio o relación jurídica. Y así es como sirve para reducir e incluso evitar litigios. 

 

De manera esquemática podemos enunciar algunos de los efectos con los que el Derecho bendice al documento autorizado por el fedatario público: 

1.- Conservación y prueba de la situación jurídica. El documento público se presume jurídicamente  veraz e íntegro.

2.- Legalidad o ajuste a derecho 

3.- Legitimación de los otorgantes, que pueden facilitar la acreditación de su posición jurídica. 

4.- Imputabilidad de las declaraciones de voluntad contenidas en el documento a su otorgante.

5.- Eficacia, por la ejecutividad del título.

6.- Publicidad, por la registrabilidad del documento. 

 

Valor añadido.

Al tradicional valor añadido del asesoramiento gratuito y equilibrador, propio del desarrollo en modo analógico, hay que agregar un nuevo valor añadido derivado del uso de las nuevas tecnologías, como la optimización del tiempo, la reducción de costes de desplazamiento, e incluso el menor contacto físico.  

 

El Portal Notarial del Ciudadano.

El Portal Notarial del Ciudadano constituye actualmente una parte de la Sede Electrónica Notarial, concretamente una página web segura y abierta a la entera ciudadanía donde poder consultar al Notario por videoconferencia, así como recibir una serie de servicios notariales con ayuda de la tecnología digital como la custodia de documentos en la nube, la preparación de documentos como el testamento, la gestión, pago y obtención de copias así como la constitución de sociedades íntegramente en línea. 

 

El Portal Notarial es un aplicativo multiplataforma, por lo que admite su uso en nuestro ordenador de sobremesa, en nuestra tableta y en nuestro terminal móvil. No es tanto como tener al Notario en el bolsillo, pero sí que lo vamos a poder tener más cerca. 

 

Un paso importantísimo en la digitalización de la función notarial lo ha sido el uso de la tecnología de firma electrónica. El Notariado usa esta tecnología desde hace veinte años, si bien restringidamente a la administración, es decir, para las comunicaciones entre Notarios y de éstos con el Registro de la Propiedad, Jueces y Tribunales y Administraciones Públicas. Solo se permite la remisión de copias simples electrónicas a los interesados siempre que conste fehacientemente al Notario su identidad e interés legítimo y usando un procedimiento tecnológico adecuado para garantizar la confidencialidad hasta el destinatario (art. 224.4 in fine). [la dirección de correo electrónico del destinatario].

 

La puesta en servicio del Portal Notarial del Ciudadano.

La Sede Electrónica ya estaba en producción cuando sobrevino la pandemia originada por la Covid-19. Los servicios notariales fueron reconocidos servicios esenciales, pero si algo nos ha enseñado la pandemia es que la tecnología puede ayudarnos a no perder el contacto, y a salir del paso para que el mundo no pare. La Sede Electrónica Notarial permite acercar el servicio notarial a la ciudadanía con plena seguridad jurídica y tecnológica. 

 

Conclusión.

Con ocasión de la terrible pandemia se ha puesto de manifiesto la conveniencia de proveerse de herramientas de comunicación que permitan conservar, facilitar y mejorar el contacto entre los seres humanos. Hemos aprendido -apremiados por la necesidad- a acercarnos a la tecnología, saliendo de nuestra zona de confort. 

La Sede Electrónica Notarial va de eso: de utilizar la tecnología para agilizar nuestra comunicación y facilitar la solicitud y prestación de los servicios notariales reduciendo costes y tiempo con plena seguridad jurídica.